Prouver l'assiduité en formation à distance : ce qu'un auditeur regarde

Vous animez vos formations en visio. À la fin de la séance, vous remplissez une feuille d'émargement, ou vous faites une capture d'écran de la liste des participants. Et vous vous demandez si ça suffira.

La réponse honnête : ça peut passer, et ça peut ne pas passer. Ce qui départage n'est pas la forme du document — c'est qui l'a établi.

Le problème d'une feuille remplie après coup

Une feuille d'émargement classique fonctionne en présentiel parce que la signature est apposée sur place, au moment où la personne est là. Le formateur constate, le stagiaire signe, et les deux sont dans la même pièce.

En distanciel, cette mécanique disparaît. Ce qui reste, dans la plupart des organismes, c'est un document rempli à la fin de la séance par la personne même dont il doit justifier le travail. C'est la faiblesse de fond, et elle n'a rien à voir avec votre honnêteté : la preuve est établie par celui-là même qu'elle doit justifier.

Un auditeur n'a pas à vous soupçonner pour relever le problème. Il lui suffit de constater que rien, dans le document, ne vient d'ailleurs que de vous.

Ce qu'une signature électronique règle, et ce qu'elle ne règle pas

Faire signer vos stagiaires par un outil de signature électronique améliore les choses : l'horodatage ne vient plus de vous, et la signature est rattachée à une personne.

Ça ne répond pas pour autant à la question que l'auditeur se posera ensuite : la personne était-elle présente pendant la séance, ou a-t-elle signé avant de partir ? Une signature atteste d'un instant. Une formation dure deux heures.

C'est pour cette raison que les textes de cadrage demandent d'associer l'émargement à autre chose — une activité réalisée, une évaluation, un échange pédagogique. Une signature seule ne démontre pas une participation effective à distance.

Le cas qui revient à chaque fois : la connexion qui tombe

C'est le scénario le plus fréquent, et celui que les outils généralistes gèrent le plus mal.

Un stagiaire perd sa connexion à 15 h 12. Il revient à 15 h 15. Trois minutes d'absence, sur deux heures de formation.

Selon l'outil, cela peut produire :

• deux participants distincts portant le même nom, parce que l'outil compte des connexions et non des personnes ;
• une durée fausse : soit 12 minutes, soit 45, jamais 117 ;
• une absence, si le relevé a été pris au mauvais moment ;
• ou, pire, une présence complète, si l'outil ne mesure que « a rejoint la réunion ».

Aucune de ces quatre sorties n'est défendable en contrôle, et les trois premières sont injustes pour le stagiaire.

Ce qu'il faudrait pouvoir montrer, c'est l'inverse : deux passages distincts, et un seul temps cumulé, juste.

Les six colonnes à pouvoir produire pour chaque séance

Quel que soit votre outil, voici ce qu'un relevé d'assiduité en distanciel devrait contenir. Si le vôtre produit ces six colonnes, vous êtes couvert pour la partie assiduité.

Et une septième, invisible mais décisive : qui a écrit ces lignes. Un relevé produit par le serveur qui héberge la séance ne se conteste pas de la même façon qu'un relevé saisi à la main.

Ce que ça change concrètement

Sur une séance de deux heures avec huit stagiaires, un relevé constaté côté serveur vous donne, sans que personne saisisse quoi que ce soit :

• l'heure d'ouverture de la salle et celle du formateur ;
• pour chacun, ses passages et son temps réel ;
• les départs anticipés, datés ;
• les reconnexions, comptées comme telles.

Vous n'écrivez rien. Vous formez, et vous emportez le relevé.

Ce qu'un relevé d'assiduité ne prouve pas

Il faut le dire, parce que c'est là que beaucoup d'organismes se font surprendre : l'assiduité n'est qu'une partie du dossier.

Un relevé de présence, même irréprochable, ne démontre pas :

• que les objectifs pédagogiques ont été travaillés ;
• qu'une activité a été réalisée ;
• que les acquis ont été évalués ;
• que les difficultés d'un stagiaire ont été traitées.

Ces éléments relèvent d'autres indicateurs et se prouvent autrement. Un outil qui vous promet la conformité complète parce qu'il compte des minutes vous vend quelque chose qu'il ne peut pas tenir.

Et si votre audit approche

Trois choses à vérifier, dans cet ordre, sur vos trois dernières séances à distance :

1. Pouvez-vous produire les six colonnes ci-dessus ? Si vous devez les reconstituer de mémoire ou depuis un export incomplet, c'est le premier chantier. 2. Vos relevés distinguent-ils une reconnexion d'une nouvelle arrivée ? Si non, vos durées sont fausses, dans un sens ou dans l'autre. 3. L'émargement est-il associé à autre chose qu'une signature ? Une activité, un quiz, un travail remis, un échange écrit — n'importe quoi qui vienne du stagiaire pendant la séance.

À propos de cette page. Elle décrit ce qu'un relevé d'assiduité peut établir et ce qu'il ne peut pas, à partir de notre travail sur la traçabilité des séances à distance. Elle ne se substitue pas au référentiel national qualité ni à l'avis de votre organisme certificateur, qui seuls disent ce qui sera attendu lors de votre audit.