Cette page existe pour situer les étapes les unes par rapport aux autres. Elle ne remplace pas la documentation de votre organisme certificateur, qui est la seule à faire foi sur la procédure.
1. Définir le périmètre. Vos prestations, les catégories d'actions concernées, les publics, les financements visés, les intervenants mobilisés. C'est ce périmètre qui déterminera ce que l'auditeur regarde. 2. Préparer l'activité et les documents. Documents administratifs, contractuels et pédagogiques, et l'organisation interne qui va avec. 3. Choisir un certificateur sur la liste officielle, et signer le contrat. 4. Mettre en œuvre le système qualité. Information du public, analyse du besoin, objectifs, adaptation, accueil, moyens, compétences des intervenants, veille, appréciations, réclamations, amélioration continue. 5. Passer l'audit initial. L'auditeur demande des exemples réels : des sessions, des dossiers d'apprenants, des preuves d'assiduité, des évaluations, des réclamations et leur traitement. 6. Traiter les non-conformités, s'il y en a : constat, cause, action corrective, preuve de correction, clôture. 7. Obtenir le certificat, valable trois ans en cas de résultat favorable. 8. Préparer l'audit de surveillance, qui intervient en cours de cycle. 9. Préparer le renouvellement, au terme des trois ans.
Ce n'est ni la première ni la cinquième : c'est la quatrième, et pour une raison de calendrier.
Les processus qualité se documentent vite. Les preuves, non : elles ne s'écrivent qu'en faisant des formations. Un organisme qui met son système qualité en place trois semaines avant l'audit aura des procédures impeccables et aucune session à montrer.
C'est là que se joue la différence entre un dossier qu'on constitue et un dossier qui s'écrit tout seul. Si vos séances à distance produisent leurs preuves au moment où elles ont lieu, l'étape 5 consiste à ouvrir un dossier. Sinon, elle consiste à reconstituer six mois de mémoire.
→ Prouver l'assiduité en formation à distance — ce qu'un auditeur regarde, et les six colonnes à pouvoir produire.
Cette page ne fait pas foi. La procédure exacte, les délais et les pièces attendues sont fixés par le référentiel national qualité et par votre organisme certificateur, à la date de votre audit. Vérifiez auprès d'eux.
Knowdg fournit des éléments de preuve. La certification porte sur vos processus et leur mise en œuvre réelle — aucun outil ne l'obtient à votre place. Voir ce que le registre produit.
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