Préparer son audit de surveillance : ce qui a changé depuis l'audit initial

L'audit de surveillance n'est pas un second audit initial. Il ne reprend pas tout depuis le début : il regarde ce qui a changé depuis la dernière fois, et si vos processus ont tenu pendant que vous travailliez.

C'est ce qui le rend plus facile à préparer, et plus facile à rater.

Ce qui a bougé sans que vous y pensiez

Voici la liste des choses qui changent dans un organisme sans qu'on ait l'impression de changer quoi que ce soit. Chacune est une question que l'auditeur peut poser.

• De nouvelles formations au catalogue. Sont-elles documentées comme les anciennes — programme, objectifs évaluables, modalités, prérequis ?
• De nouveaux formateurs. Leurs qualifications sont-elles au dossier ? Leur suivi est-il tracé comme celui des autres ?
• De nouveaux publics. Un public différent peut déclencher des obligations d'adaptation que vous n'aviez pas.
• Un changement de modalité. C'est le plus fréquent, et le plus coûteux : une formation passée du présentiel au distanciel depuis votre audit initial n'a plus les mêmes preuves d'assiduité. Celles que vous montriez ne s'appliquent plus.
• Des réclamations. Leur traitement est-il consigné, avec l'action et sa clôture ?
• La satisfaction récente, et son taux de réponse.
• Les actions d'amélioration que vous avez annoncées. Ont-elles été faites ?
• Les non-conformités précédentes. C'est le premier endroit où l'auditeur regarde, et le seul dont l'absence de réponse est indéfendable.
• Des sessions récentes, prises au hasard. Pas celles que vous auriez choisies.

Le piège du passage au distanciel

Il mérite son paragraphe, parce qu'il touche presque tous les organismes depuis quelques années et qu'il se voit immédiatement.

Vous avez été certifié sur des formations en présentiel. Vos preuves d'assiduité, à l'époque, c'étaient des feuilles d'émargement signées sur place, et elles étaient parfaitement valables.

Depuis, une partie de votre activité s'est faite en visio. Et la feuille signée sur place n'existe plus. Ce qui l'a remplacée, dans la plupart des cas, c'est un document rempli après la séance par le formateur lui-même — ce qui ne démontre pas la même chose.

Vous n'avez rien fait de mal. Vous avez changé de modalité sans changer de dispositif de preuve, et c'est exactement ce que la surveillance est faite pour détecter.

→ Prouver l'assiduité en formation à distance — ce que la feuille signée ne remplace pas, et les six colonnes à pouvoir produire.

L'échantillon, et pourquoi il change tout

À l'audit initial, vous présentez souvent des exemples que vous avez préparés. À la surveillance, l'auditeur peut prendre des sessions récentes, prises dans votre activité réelle.

La question n'est donc plus « ai-je un bon dossier ? » mais « mes dossiers sont-ils tous bons ? ». La différence est grande : on peut soigner trois dossiers, on ne peut pas soigner rétroactivement une année.

C'est la raison pour laquelle la seule préparation qui tienne est celle qui se fait pendant, pas avant.

La préparation qui coûte une matinée

Trois gestes, dans cet ordre. Ils ne remplacent pas votre revue qualité ; ils vous disent où elle doit regarder.

1. Reprenez vos non-conformités précédentes, une par une, et retrouvez la preuve de leur correction. S'il en manque une, c'est le chantier prioritaire et rien d'autre ne compte avant. 2. Tirez trois séances au hasard dans les six derniers mois — au hasard, pas celles dont vous vous souvenez. Essayez de produire, pour chacune, l'ensemble des pièces que votre dossier annonce. Notez ce qui manque. 3. Faites la liste de ce qui est nouveau depuis l'audit initial, avec la liste ci-dessus comme aide-mémoire. Pour chaque nouveauté, une pièce.

Ce qu'on ne retrouve pas en dix minutes sur une séance tirée au hasard, un auditeur ne le retrouvera pas non plus.

Cette page ne fait pas foi. Le contenu, la périodicité et les modalités de l'audit de surveillance sont fixés par le référentiel national qualité et par votre organisme certificateur, dans leur version applicable à la date de votre audit. Vérifiez auprès d'eux.